Wat betekent Know Your Customer (KYC)?

Know Your Customer (KYC), oftewel “ken je klant”, is het proces waarmee organisaties de identiteit van hun klanten verifiëren. Het wordt veel gebruikt in de financiële sector, met name om identiteitsdiefstal, het witwassen van geld en andere vormen van fraude te voorkomen.

KYC speelt in heel Europa een belangrijke rol, in verband met het naleven van de Payments Services Directive (PSD2) en de Anti Money Laundering Directive (AMLD) regelgevingen.

Belangrijke kenmerken

Identiteitsverificatie: Dit is de eerste stap van de KYC-procedure. De identiteit van de klant wordt geverifieerd aan de hand van officiële documenten, zoals een paspoort of identiteitsbewijs.
Adresverificatie: De organisatie is tevens verplicht om het adres van de klant te verifiëren. Dit kan door middel van een factuur van een nutsbedrijf of een brief van een overheidsinstantie waarop het adres vermeld staat.
KYC-screening: Door middel van een KYC-screening wordt een risicoprofiel gemaakt van alle beschikbare informatie van de klant.
Due diligence: Voor een standaard Customer Due Diligence (CDD) wordt er een risicoprofiel van de klant gemaakt, om meer over de klant en bijbehorende intentie te weten te komen. CDD is een standaard due diligence controle, maar er bestaan meerdere varianten:
- Simplified Due Diligence (SDD): Vereenvoudigde due diligence is voldoende voor situaties met een verlaagd risico. Bijvoorbeeld als een klant al een anti-witwasbeleid heeft ondertekend.
- Enhanced Due Diligence (EDD): Uitgebreide due diligence wordt ingezet in situaties met een verhoogd risico, waarvoor een grondige achtergrondcheck noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als een klant een politiek prominente persoon is.
Periodieke controles: Regelmatige evaluaties van de activiteiten van klanten zijn nodig om de naleving van het KYC-beleid te garanderen.

Stappen voor KYC-compliance

Identificatie
Het verifiëren van de identiteit van de klant op basis van betrouwbare bewijsmiddelen. Zodat je zeker weet met wie je zaken doet.
Due diligence
Uitgebreide due diligence

Het doorlichten van de potentiële klant en controleren of deze persoon op een grijze en/of zwarte lijst staat voor crimineel gedrag. Daarnaast moet ook alle openbare informatie worden bekeken, plus het monitoren van transacties.

In bepaalde omstandigheden is er meer achtergrondonderzoek nodig. Bijvoorbeeld als de Ultimate Beneficial Owner (UBO) een Politiek Prominente Persoon (PPP) is, of als er in het verleden sprake is geweest van ingewikkelde of ongewone transacties.

Gevaren bij het ontbreken van een KYC-procedure

Vergroot risico op het witwassen van geld en de financiering van terrorisme

Zonder KYC is het veel moeilijker om de herkomst van financiële middelen te achterhalen. Hierdoor is het makkelijker voor criminelen om geld wit te wassen of terrorisme te financieren.

Fraude en identiteitsdiefstal

Een onderdeel van het KYC-protocol is de identiteitsverificatie van klanten. Zonder deze controles zijn organisaties veel vatbaarder voor fraude en identiteitsdiefstal, aangezien ze niet zeker weten met wie ze zaken doen.

Sancties

Financiële instituten zijn wettelijk verplicht om KYC-maatregelen te treffen. Als deze regels niet worden nageleefd kan dit resulteren in hoge boetes en bestaat er zelfs het risico op een vervolging.

Bedrijfsmatige risico’s

Het niet kennen van je klanten kan ervoor zorgen dat je te maken krijgt met illegale activiteiten. Dit kan weer leiden tot zakelijke problemen en financiële verliezen.

Reputatieschade

Een beschuldiging van witwaspraktijken, het financieren van terrorisme of andere vormen van fraude is erg slecht voor de reputatie van een organisatie. Iets dat veelal leidt tot het verlies van klanten en inkomsten.

Gerelateerde begrippen

Begrip

Definitie

KYCC

(Know Your Customer’s Customer)

Dit betreft het analyseren van de klanten van je klanten. Met welke bedrijven werken je klanten samen? En zijn er klanten bij die een risico kunnen zijn voor je eigen organisatie?

Het is vaak een behoorlijk karwei om dit uit te zoeken en dit is de reden dat veel bedrijven hiervoor gebruikmaken van AI.

KYB

(Know Your Business)

Dit is een geavanceerde vorm van KYC, waarbij shell-companies (postbusbedrijven) en andere valse bedrijven aan het licht komen. Een ander onderdeel van KYB is het controleren van blacklists met betrekking tot illegale activiteiten.

Het achterhalen van de UBO kan tevens helpen om in te schatten of een bepaalde onderneming zich eventueel bezighoudt met het witwassen van geld of de financiering van terroristische activiteiten.

eKYC

(electronic Know Your Customer)

Dit is een vorm van identiteitsverificatie waarbij online technologie wordt ingezet voor het verifiëren van de identiteit van de klant. Bijvoorbeeld door het gebruik van een oplossing voor elektronisch ondertekenen. Om het proces te versnellen, maar tegelijkertijd compliant te zijn met de eIDAS-verordening.

Regelgevend kader in de EU

De Europese Unie beschikt over een robuust regelgevend kader. Deze KYC-richtlijnen verkleinen het risico voor organisaties dat de door hen aangeboden diensten worden gebruikt door criminelen, voor ongewenste praktijken.

De belangrijkste richtlijnen zijn:

De vierde Anti-Money Laundering Directive (AMLD4); het verbeteren en uitbreiden van het due diligence-proces en de transparantie.
De vijfde Anti-Money Laundering Directive (AMLD5); uitgebreidere KYC-controles, van onder andere virtuele valuta en prepaidkaarten.
De zesde Anti-Money Laundering Directive (AMLD6), het vergroten van activiteiten die worden gezien als witwaspraktijken. Ook partijen die het witwassen van geld mogelijk maken worden hier namelijk schuldig aan bevonden.

KYC-technologieën

Hieronder een aantal technologische hulpmiddelen die het gehele Know Your Customer (KYC) proces een stuk makkelijker maken:

Biometrische verificatie: Het gebruik van vingerafdrukken, gezichtsherkenning en overige biometrische data voor het verifiëren van iemands identiteit.
Document verificatie: Het digitaal scannen en verifiëren van documenten.
Electronic identiteitsverificatie (eIDV): Het gebruik van online databases om de identiteit van een klant te verifiëren.

*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.