Wat is een UBO?
Een UBO is de Engelse term voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is de (uiteindelijke) eigenaar die een bedrijf of legale entiteit bezit, hier zeggenschap over heeft of hier voordeel uit haalt. Het gaat om natuurlijke personen in wiens naam transacties worden uitgevoerd. UBO’s zijn daarnaast vaak degene die belangrijke beslissingen maken.
Waarom UBO’s identificeren belangrijk is
Door de identiteit van UBO’s te identificeren is het voor organisaties makkelijker om samenwerkingen aan te gaan, aangezien hierbij eventuele verborgen risico’s die te maken hebben met het eigenaarschap aan het licht komen. De juiste identificatie van UBO’s is essentieel voor:
- Het naleven van de wet- en regelgeving: Het zorgt ervoor dat overheden en regulerende instanties financiële transacties en de naleving goed in de gaten kunnen houden.
- Financiële transparantie: Door de verhoogde mate van verantwoordelijkheid neemt het publieke vertrouwen toe. Meer transparantie maakt het autoriteiten tevens makkelijker om de uiteindelijke eigenaar op te sporen, door het volgen van de openbaar gemaakte financiële geldstromen.
- De preventie van fraude: Het verhelderen van onderlinge verbanden en de eigendomsstructuren maken het voor organisaties makkelijker om risico’s in te schatten en eventuele verborgen frauduleuze activiteiten te identificeren.
- De bestrijding van het witwassen van geld en terrorisme: Helpt autoriteiten bij het identificeren en onderbreken van potentiële schadelijke geldstromen, evenals toezien op de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) door organisaties.
Kenmerken
Deze kenmerken zijn bepalend voor een UBO:
- Eigendomsbelang[1] : UBO’s worden vaak geïdentificeerd door middel van het eigendomsbelang. Waaronder bijvoorbeeld een aandelenbelang van 25% of een economisch belang van 25% of meer. (De exacte belangen variëren per jurisdictie).
- Zeggenschap: Een UBO kan ook iemand zijn die veel invloed heeft vanwege een bepaalde functie of autoriteit, zoals een bestuursfunctie of management rol.
- Indirect eigendomsbelang: UBO’s hebben veelal zeggenschap vanwege een indirect eigendom, bijvoorbeeld via andere entiteiten, tussenpersonen of via de lagen van holdings. Om dit bloot te leggen is echter diepgaand onderzoek nodig.
UBO-identificatie
Het identificeren van UBO’s gaat dus veel verder dan het simpel opschrijven van alle aandeelhouders en wettelijke eigenaren. Het laat zien welke personen werkelijk invloed hebben op de gang van zaken en de besluitvorming van een organisatie, zowel direct als indirect. Voor het identificeren van UBO’s zijn onderstaande stappen nodig:
- Verzamelen van gegevens
Begin bij het verzamelen van alle relevante gegevens over aandeelhouders en overige financiële belanghebbenden. Bronnen die hiervoor kunnen worden gebruikt zijn de officiële bedrijfsgegevens, aandeelhoudersovereenkomsten, bedrijfsregisters van overheden en financiële rapporten. - Onderzoeken van de eigendomsstructuur
Analyseer vervolgens de eigendomsstructuur via intermediaire entiteiten die het feitelijke eigendom kunnen aanduiden. Denk aan het doornemen van samenwerkingsovereenkomsten, structuren van bedrijfsgroepen, financiële auditrapporten en ingediende juridische documenten. - Verificatie
Verifieer de verzamelde gegevens op juistheid. Dit omvat veelal ook het natrekken van informatie via officiële overheidsdocumenten, zoals belastingdocumenten en nationale handelsregisters. Het kan een optie zijn om hiervoor de diensten van een derde partij in te schakelen, die gespecialiseerd zijn in het uitvoeren van dit soort achtergrondcontroles. - Monitoring
Aangezien het eigenaarsschap kan veranderen is het belangrijk om dit in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat de UBO-informatie up to date is. Zet hiervoor een systeem op zodat dit periodiek wordt gedaan, vooral na fusies, overnames, veranderingen in de aandeelhoudersovereenkomsten en dergelijke.
UBO-wetgeving
De UBO verplicht bedrijven om de uiteindelijke eigenaren kenbaar te maken bij overheden, informatie die in sommige gevallen openbaar is. Hieronder de wetgeving omtrent UBO’s in de VS, de EU en het VK:
- Financial Crimes Enforcement Network (VS): De FinCEN verplicht Amerikaans bedrijven, met name financiële organisaties, om de UBO’s van rekeningen en entiteiten kenbaar te maken. Dit is onderdeel van de Customer Due Diligence (CDD), waarbij bedrijven verplicht zijn om de informatie van personen die 25% of meer van een legale entiteit bezitten (of hier zeggenschap over hebben) te verzamelen en te verifiëren.
- Verordening 2015/849 (EU): Alle Europese lidstaten zijn verplicht om UBO-registers bij te houden, die alleen kunnen worden ingezien door entiteiten met een gegrond belang, zoals toezichthoudende instanties. Er zijn bepaalde richtlijnen voor de UBO-identificatie, waaronder het directe en indirecte eigenaarschap. Lidstaten mogen zelf een andere drempel instellen, denk aan 15% voor sectoren met een verhoogd risico.
- De Economic Crime and Corporate Transparency Act 2022 (VK): Bedrijven die gevestigd zijn in het Verenigd Koninkrijk en eigenaren van onroerend goed in dit land (ook als ze niet in het VK wonen) zijn verplicht om personen met een significante zeggenschap te registreren, oftewel People with Significant Control (PSC’s). Dit zijn personen met 25% van de aandelen of stemrechten, of die een aanzienlijke invloed hebben op de besluitvorming.
*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.