Zijn PDF-handtekeningen rechtsgeldig?
Elektronisch ondertekenen is een gangbare methode voor de verificatie van documenten, vooral voor PDF’s. Dit soort handtekeningen kunnen rechtsgeldig zijn en worden in verschillende rechtsgebieden wereldwijd erkend.
Er zijn wel een aantal uitzonderingen, zoals documenten die moeten worden ondertekend in eigen persoon. Denk aan testamenten en documenten voor woningverkoop.
Europese regelgeving
Elektronische handtekeningen in de EU worden gereguleerd door de eIDAS-verordening 910/2014. Hierin staan drie verschillende handtekeningen: Simple Electronic Signatures (SES), Advanced Electronic Signatures (AES) en Qualified Electronic Signatures (QES) .
De eIDAS vormt het wettelijk kader voor elektronisch ondertekenen. Hierin staat onder andere dat de legale status niet mag worden verworpen vanwege de elektronische vorm.
Voorwaarden voor de rechtsgeldigheid
Identificatie van de ondertekenende partij
Bij een wettelijk bindende PDF-handtekening hoort een duidelijke methode om de ondertekenaar te identificeren. De handtekening moet namelijk gekoppeld zijn aan de identiteit van de persoon die de handtekening zet, via een unieke identificatiecode of een ander veilig verificatieproces.
Authenticiteit van het document
De integriteit van het getekende document moet bewaard blijven. Dit betekent dat iedere verandering na het zetten van elektronische handtekening zichtbaar moet zijn. Ook moet het bestand op een veilige manier worden opgeslagen, om diefstal en verlies tegen te gaan.
Hoe je een PDF ondertekend
Het ondertekenen van een PDF kan op meerdere manieren, waaronder het gebruik van elektronische handtekeningen software. Een dienstverlening die wordt aangeboden door Trust Service Providers (TSP’s). Deze platformen maken het elektronisch ondertekenen mogelijk via onderstaande methodes:
- Het typen van je naam
- Het tekenen van je handtekening met je muis, touchscreen, e.d.
- Het uploaden van een foto van je handgeschreven handtekening
- Het toevoegen van een certificaat of verificatie
Zodra de handtekening is gezet, maakt deze deel uit van het document en verifieert het de echtheid.
Veelgebruikte toepassingen van PDF-handtekeningen:
- Contracten: Het digitaal ondertekenen van contracten en overeenkomsten bespaart tijd en administratieve rompslomp. Van werknemerscontracten tot huurovereenkomsten.
- Zakelijke overeenkomsten: Het stroomlijnen van allerlei zakelijke transacties, zoals offertes en facturen.
- Overheidsdocumenten: Het indienen en verwerken van overheidsdocumenten zorgt voor minder papier en administratieve handelingen. Denk aan belastingformulieren en vergunningen.
Hoe je de veiligheid garandeert
Er zijn twee manieren om ervoor te zorgen dat digitaal ondertekenen veilig gebeurt en de regels worden nageleefd:
Een AES of QES gebruiken
In vergelijking met een SES, zorgen een AES en een QES voor meer veiligheid en een grotere mate van legale erkenning. Dit komt onder meer door de geavanceerde veiligheidskenmerken, zoals cryptografische algoritmes, biometrische authenticatie en digitale certificaten. Deze technologieën maken het mogelijk om te verifiëren of de handtekening daadwerkelijk verbonden is aan de ondertekenaar.
TSP’s inschakelen
TSP’s zijn betrouwbare en veilige dienstverleners, die voldoen aan alle wettelijke vereisten. Zelfs in de huidige situatie met de continu veranderende regelgeving, dankzij robuuste veiligheidsprotocollen, zoals multi-factor authenticatie en het versleutelen van gegevens.
*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.