Wat is Contract Lifecycle Management (CLM)?
Contract Lifecycle Management (CLM) heeft betrekking op aspecten van een contract. Van het opstellen tot de stopzetting of verlenging. Het beschrijft de verschillende fases, om ervoor te zorgen dat al jullie contracten zo efficiënt mogelijk worden beheerd.
CLM fases
CLM is onderverdeeld in de volgende fases:
Templates creëren
Er worden standaard documenten gemaakt, die kunnen worden gebruikt als basis voor het opstellen van specifieke contracten. Deze templates beschikken over vooraf opgestelde bepalingen, clausules en overige formuleringen die vaak worden gebruikt voor contracten.
Contracten opstellen
Deze fase gaat over het opstellen van een concept-contract. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een template, dat wordt aangevuld met gegevens voor de specifieke overeenkomst. Waaronder de identiteit van de betrokken partijen, de gemaakte afspraken, voorwaarden, te leveren prestaties, termijnen en de rolverdeling.
Evaluatie en goedkeuring
In deze fase wordt het contract nagelopen, om er zeker van te zijn dat alles voldoet aan de wetten en regelgevingen. Ook wordt er gecontroleerd of de inhoud duidelijk is voor alle betrokken partijen. Er vindt dan ook veel communicatie plaats tussen de belanghebbenden, waaronder juridische en financiële teams, het uitvoerend management en externe betrokkenen, zoals leveranciers en partners. Als iedereen het eens is over alle afspraken en bijbehorende voorwaarden, kan het contract worden goedgekeurd.
Contract doorvoeren
Na de goedkeuring, wordt er overgegaan tot het definitief maken van het contract. Dit is het moment dat alle betrokken partijen het document ondertekenen, waarna het dus rechtsgeldig is. Dit kan door middel van geschreven of elektronische handtekeningen.
Prestaties en compliance
Tijdens de uitvoering van het contract wordt continu gecontroleerd of alle partijen zich houden aan de gemaakte afspraken. De prestaties worden periodiek opgevolgd, door middel van statistieken en mijlpalen. Dit wordt meestal gedaan met behulp van analytische tools die onderdeel zijn van CLM-software. Zo kan er meer inzicht verkregen worden in de fases, knelpunten, naleving van de regelgeving, hernieuwing, en allerlei statistieken.
Toevoegingen en wijzigingen
Als de omstandigheden veranderen kan het nodig zijn dat het contract moet worden gewijzigd, nadat de ondertekening dus al heeft plaatsgevonden. Redenen kunnen betrekking hebben op het doel, financiële overeenkomsten of te leveren prestaties. Contractwijzigingen moeten door alle betrokken partijen worden goedgekeurd.
Hernieuwing en stopzetting
Als de einddatum van een contract nadert, moeten de contracthouders beslissen of ze het contract willen verlengen, opnieuw willen onderhandelen of beëindigen.
Het belang van CLM en de Europese wetgeving
CLM is verschoven van de traditionele “papieren methodes” naar digitale oplossingen. Dit betekent dat CLM-software moet voldoen aan de volgende regelgevingen:
eIDAS
De eIDAS-verordening dient als een framework voor elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten in de EU. Alle CLM-oplossingen moeten voldoen aan de eIDAS-voorschriften, zodat elektronische handtekeningen en zegels rechtsgeldig zijn en in alle lidstaten van Europa worden erkend. De handtekeningen moeten namelijk de integriteit, echtheid en de onweerlegbaarheid van de ondertekende gegevens garanderen.
GDPR
De GDPR, of AVG, bestaat uit strikte regels omtrent gegevensbescherming evenals de privacy van Europeanen. Bij alle CLM-processen moet dus rekening worden gehouden met de veiligheid van data en toestemmingsbeheer, om persoonlijke gegevens in contracten te beschermen.
Voordelen van CLM software
- Efficiënte processen: Het automatiseren en stroomlijnen van contractmanagement processen zorgt voor minder administratieve rompslomp en een sneller proces.
- Minimale juridische betrokkenheid: Teams kunnen vooraf-goedgekeurde, standaard templates gebruiken binnen de software, wat ten goede komt aan de consistentie en compliance.
- Besparing van kosten: Een vermindering van de administratieve kosten en potentiële boetes, in het geval van een dispuut of het niet naleven van de regels.
- Betere samenwerking: Een verbeterde communicatie en samenwerking tussen de betrokken partijen dankzij een gemeenschappelijke werkruimte, wat veelal leidt tot sterkere zakenrelaties.
- Meer duidelijkheid: Alle partijen hebben toegang tot alle gegevens dankzij een centraal punt, wat zorgt voor overzicht en transparantie.
- Minder risico: het identificeren en mitigeren van risico’s die te maken hebben met de contractvoorwaarden, taken en compliance-vereisten.
CLM software en risicobeheer
CLM-oplossingen helpen om potentiële risico’s in contracten op te merken, zoals gaten op het gebied van compliance of financiën. Geavanceerde CLM-systemen maken gebruik van AI om de prestatie- en compliance status te volgen en zodra er een afwijking wordt opgemerkt, zal het systeem een waarschuwing geven.
De software zorgt ook voor een betere leesbaarheid van contracten en de voornaamste contractdata kunnen worden gekoppeld aan overige oplossingen, zoals planningsoftware. Zo kan het financiële gedeelte op de voet worden gevolgd.
CLM systemen automatiseren ook workflows voor specifieke templates, zodat zelfs contracten met een hoog risico op de juiste manier kunnen worden beheerd.
Elektronische handtekeningen voor CLM
De eIDAS-verordening bevat drie verschillende soorten elektronische handtekeningen: simpel, geavanceerd en gekwalificeerd. De “advanced en qualified” e-handtekeningen bieden een hogere mate van veiligheid en legale status. Het gebruik hiervan zorgt ervoor dat het ondertekenen soepel verloopt, dankzij minder vertragingen en een betere beveiliging dan de traditionele natte handtekeningen.
*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.