Wat is een CDD-check?

De Customer Due Diligence (CDD) check is een proces dat wordt verricht door financiële instanties en gereguleerde entiteiten. Deze check is nodig voor het identificeren en verifiëren van de identiteit van de klant, evenals het opstellen van een risicoprofiel. Zodat alles in lijn is met de Anti-Money Laundering (AML) en Counter-Terrorism Financing (CTF) regelgeving.

Doel

Het belangrijkste doel van een CDD-check, is er zeker van te zijn dat de identiteit en zakelijke activiteiten van de klant legaal zijn en voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Due diligence helpt organisaties om dit op een proactieve manier te controleren en de risico’s per klant te beheren. Het monitoren van transacties zorgt ook voor waardevol inzicht, zodat er goed kan worden ingeschat wat er voor toekomstige interacties nodig is. CDD een cruciale methode tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en andere vormen van financiële corruptie.

Belangrijke elementen

Identificatie van de klant

Bedrijven verzamelen en verifiëren belangrijke persoonlijke gegevens van de klant voor het vaststellen van een identiteit. Waaronder de volledige naam, een officieel identiteitsbewijs inclusief foto, een woonadres, het beroep en/of een fiscaal nummer. Dit proces kan zowel handmatig worden gedaan, maar ook door het inzetten van een digitale verificatie-oplossing.

Identificatie van de Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Wat betreft zakelijke klanten is het essentieel om de personen te identificeren die een aanzienlijk belang hebben bij de onderneming. Denk hierbij aan het controleren van bedrijfsgegevens, openbare registers en andere juridische documenten die de UBO’s van een bedrijf kunnen vaststellen.

Risicobeoordeling

Het risicoprofiel van de klant wordt beoordeeld en vervolgens geclassificeerd als laag, gemiddeld of hoog. Dit gebeurt op basis van meerdere factoren, waaronder achtergrond, de aard van de onderneming en locatie. Op basis van deze status zullen de nodige CDD-maatregelen worden genomen (eenvoudig, standaard of geavanceerd). Zo zal een buitenlands investeringsbedrijf waarvan de UBO een Politiek Prominent Persoon is, meestal worden geclassificeerd als een klant met een hoog risicoprofiel.

Doorlopende monitoring

Door de activiteiten en transacties van klanten regelmatig te screenen (met name van klanten met een hoog risicoprofiel), kunnen verdachte of abnormale patronen snel worden herkend. Bedrijven kunnen op basis hiervan bepalen wat de nodige vervolgacties zijn, zoals het inlichten van de relevante Financial Intelligence Unit (FIU).

Wanneer is het nodig?

Een CDD-check moet worden gedaan in de volgende situaties:

Onboarding: Voordat er interacties plaatsvinden is een CDD-controle noodzakelijk, ter verificatie van de klant en het vaststellen van een risicoprofiel.
Transacties van grote bedragen: CDD-checks zijn noodzakelijk bij transacties met een hoge waarde, waaronder het identificeren van alle betrokken partijen en om vast te stellen of de herkomst van fondsen legaal is.
Verdachte activiteit: Als er activiteiten zijn die opvallen, zoals ongewone transactiepatronen. Dit is een reden voor extra CDD-controles, die worden gedaan om de aard van transacties te beoordelen en bijbehorende risico’s te mitigeren.
Entiteiten met een verhoogd risico: De activiteiten van klanten die een hoog risicoprofiel hebben gekregen moeten voortdurend worden gecontroleerd. Voor het tijdig identificeren van potentiële risico’s en met het oog op compliance.

Wie kan worden gecontroleerd?

Een CDD-check is van toepassing op de volgende entiteiten:

Personen: CDD-checks worden verricht voor het identificeren en verifiëren van iemands identiteit, en om de mate van risico te beoordelen.
Bedrijven: Zakelijke klanten ondergaan vaak een CDD-controle om de aard en het doel van een bedrijf vast te stellen, de legitimiteit hiervan te verifiëren en zicht te krijgen op de eigendomsstructuur.
PEP’s: Personen die een belangrijke politieke of andere openbare functie hebben worden extra gecontroleerd via Enhanced Due Diligence (EDD) maatregelen. Dit vanwege hun invloed en een verhoogd risico op (financiële) fraude.

Vereisten voor bedrijven die CDD-checks uitvoeren

In de wet- en regelgeving staat dat bedrijven die CDD-controles uitvoeren zich moeten houden aan de AML en CTF richtlijnen, waaronder:

Het identificeren en verifiëren van de identiteit van klanten en UBO’s.
Ervoor zorgen dat de elektronische identificatieprocessen voor CDD-verificatie onafhankelijk en veilig zijn.
Begrijpen wat de aard en het doel van de klantrelatie is, voordat er zaken worden gedaan.
Voldoende informatie verzamelen, om risico’s te kunnen beoordelen die gepaard gaan met de klantrelatie.
Bewijs verkrijgen van de bedrijfsregistratie voordat er een zakenrelatie wordt aangegaan met bepaalde rechtspersonen.
Het regelmatig controleren van de transacties en interacties van huidige klanten, voor het updaten van risicobeoordelingen en ervoor te zorgen dat alle bestaande informatie up to date is.
CDD-checks uitvoeren bij situaties met een verhoogd risico.
Het vastleggen van het proces voor het identificeren van UBO’s. Vooral als bij complexe bedrijfsstructuren en/of als dit niet voldoende kan worden vastgesteld.
Het melden van discrepanties bij de relevante instanties.

*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.